Recruiting in der Pflege: Diese 6 Fehler kosten Bewerber

Wie wichtig Recruiting ist, wird an einer einfachen Gleichung deutlich:

Gute Mitarbeiter leisten gute Arbeit und sorgen für gute Umsätze und damit gesunde Unternehmen, die wiederum gute Mitarbeiter anwerben können.

Fehlen gute Mitarbeiter, muss häufiger eingesprungen werden, die Unzufriedenheit nimmt zu und die Fluktuation steigt.

Die Personalbeschaffung ist keine Nebentätigkeit der Personalabteilung. Sie ist die wichtigste strategische Aktivität, der sich jedes Unternehmen stellen muss. Denn sie sorgt für unternehmerischen Erfolg und langfristige Zukunftssicherheit.

Für Pflegeeinrichtungen ist eine erfolgreiche Personalbeschaffung besonders wichtig:

• Qualifizierte Fachkräfte leisten qualifizierte Arbeit und stellen eine optimale Patientenversorgung sicher
• Die Qualität der Patientenversorgung hat direkten Einfluss auf das Wohl der Patienten und Bewohner
• Fühlen sich die Patienten wohl, sind auch ihre Angehörigen zufrieden
• Ein hohes Patientenwohl sorgt zudem für ein gutes Gewissen und Zufriedenheit bei den Pflegekräften
• Eine ausreichende Personaldecke entlastet die Belegschaft und schützt vor Stress und Arbeitsdruck
• Zufriedene Mitarbeiter, Patienten und Angehörige sorgen für einen guten Ruf und erleichtern wiederum das Recruiting
• Die Bedeutsamkeit von Pflegekräften realisieren, denn sie sind der Kern jeder Pflegeeinrichtung:
  Ohne Pflegekräfte, keine Dienstleitung und keine Umsätze

Recruiting ist ein komplexer End-to-End-Prozess: am Anfang steht ein Bewerber und am Ende ein gut integrierter und leistungsfähiger Mitarbeiter. Um von einem Ende an das andere zu gelangen, muss die Qualität des Recruitings während des gesamten Prozesses aufrechterhalten werden. Denn Fehler im End-to-End-Prozess potenzieren sich und können gute Vorarbeit ruinieren.

Kaum eine Branche hat mit den Herausforderungen im Recruiting so stark zu kämpfen wie die Pflege und das Gesundheitswesen.

• Aufgrund des Fachkräftemangels sind Bewerber rar und der Bewerbungseingang bleibt oft wochenlang leer
• Zwischen den Pflegeeinrichtungen ist ein Kampf um Talente ausgebrochen und der Wettbewerb um die besten Pflegekräfte ist hart
• Aus einem Arbeitgebermarkt wurde ein Arbeitnehmermarkt: einer Arbeitslosenquote von 5,8 % (Stand: August 2023) stehen knapp 1,8 Millionen offenen Stellenausschreibungen pro arbeitslos gemeldeter Person (IAB, 2023 Q2) gegenüber
• Der Personalmangel setzt den arbeitenden Pflegekräften zu und führt zu hohen Krankenständen und Ausfällen
• Arbeitgeber kommunizieren oft an den Vorstellungen und Wünschen der Bewerber und ihrer Mitarbeiter vorbei
• Die Personalabteilungen der Pflegeeinrichtungen hatten keine Zeit, sich den Herausforderungen im Recruiting anzupassen und wertvolles Know-how aufzubauen
• Personalvermittler und Zeitarbeitsunternehmen verdienen sich eine goldene Nase, aber tragen kaum dazu bei, den Personalmangel auszugleichen

Die Situation auf dem Arbeitsmarkt und der gesamten Branche verzeiht keine Fehler im Recruiting. Kleine Fehler und ungenutzte Optimierungspotenziale führen zu hohe Kosten und belasten die gesamte Einrichtung.

Doch das muss nicht sein. Bestimmte Fehler lassen sich vermeiden und führen schnell zu besseren Ergebnissen.

Die Arbeit in der Pflege gilt als sinnstiftend, sicher und erfüllend. Manche Stimmen der Branche lassen sich sogar dazu hinreißen, den Dienst am Menschen als schönsten Job der Welt zu bezeichnen.

• Doch warum lassen sich für den „schönsten Job der Welt“ immer weniger Mitarbeiter finden?
• Warum ist das Recruiting im Pflegesektor immer mühseliger und härter geworden?
• Warum reichen attraktive Gehälter, Boni und Zusatzleistungen nicht mehr aus, um Fachkräfte zu gewinnen?

Natürlich haben politische Weichenstellungen und Entwicklungen im Gesundheitssystem und dem Arbeitsmarkt ihren Teil dazu beigetragen. Doch zu einem großen Anteil hat der Bewerbermangel seine Ursachen im Recruiting und den Personalabteilungen der Pflegeeinrichtungen.

In größeren Einrichtungen übernimmt häufig die HR-Abteilung oder ein Recruiting-Team die Bewerbergespräche und in kleineren Pflegediensten die PDLs oder Teamleitungen selbst. In beiden Fällen fehlt den Zuständigen das Know-How des jeweils anderen.

Fehler in der Personalbeschaffung kosten ohnehin schon rare Bewerber und potentielle Mitarbeiter. Dabei lassen sich die häufigsten Fehlerquellen leicht abschalten und der Recruiting-Prozess optimieren.

Wir zeigen Ihnen die häufigsten und fatalsten Fehler im Recruiting und wie Sie diese beheben können.

Der Terminkalender ist voll, der Personalverantwortliche im Urlaub oder der Bewerber passt nicht so wirklich und schon ist es passiert:

• Keine Eingangsbestätigung der Bewerbungsunterlagen für den Bewerber
• Rückmeldung nach mehr als 72 Stunden
• Schlechte Erreichbarkeit der Personalverantwortlichen
• Bewerber-Ghosting, Ignorieren oder Kontaktabbruch

Schlechte Kommunikation und daraus folgende Intransparenz sind für viele Bewerber der Frustfaktor Nummer 1. Wer seine Bewerber warten oder im Ungewissen lässt, verliert sie nicht nur, sondern riskiert auch Folgen bei der Arbeitgeberattraktivität und dem Employer Branding. Denn nicht selten bewältigen genervte Bewerber ihren Frust mit negativen Bewertungen auf Google, kununu, glassdoor oder indeed.

Warum ist die Kommunikation so wichtig?

Das Zusammenstellen der Bewerbungsunterlagen ist mühselig und kostet Freizeit. Dennoch schreiben Bewerber ihren Lebenslauf oder sogar ein Anschreiben. Denn mit einem neuen Job verbinden sie positive Vorstellungen und Wünsche. Sie gehen in Vorleistung und begeben sich in eine Erwartungshaltung.

Jeder Tag, der arbeitgeberseitig ohne Rückmeldung verstreicht, kommt einer Abwertung und Geringschätzung gegenüber der Bewerbungsbemühungen gleich. Das ist mindestens frustrierend, kann aber auch als verletzend und kränkend gewertet werden.

So machen Sie es besser:

Gute Kommunikation, Instant-Feedback und Transparenz sind schnell umgesetzt und lassen sich fest in Arbeitsprozesse etablieren.

• Automatisieren Sie Eingangsbestätigungen, sodass jeder Bewerber eine freundliche Nachricht erhält, sobald er seine Unterlagen versendet hat
• Am besten geben Sie in der Bestätigung gleich einen Zeitrahmen an, in dem der Bewerber mit einer Rückmeldung rechnen kann
• Kontaktieren Sie BewerberInnen innerhalb von 72 Stunden
• Halten Sie Bewerber auf dem Laufenden: Wenn Sie sich noch nicht entschieden haben, können Sie Bewerber trotzdem über die nächsten Schritte informieren – z. B. dass Sie die Unterlagen bereits gesichtet haben und nun in die entsprechende Fachabteilung geben
• Auch wenn Sie keine positiven Nachrichten für einen Bewerber haben, denken Sie daran: Schlimmer als eine Absage ist immer noch gar keine Absage

Haben Ihre Recruiter klare Aufgaben? Dürfen Ihre Recruiter bestimmte Entscheidungen selbst treffen? Kennen Ihre Recruiter nicht nur die HR-Prozesse, sondern auch die Arbeitsweise eines Pflegehelfers, einer Pflegefachkraft oder Pflegedienstleitung?

Recruiter sind das Aushängeschild jeder Einrichtung. Sie leisten die Überzeugungsarbeit beim Bewerber. Nicht selten entscheiden sich Bewerber für ein Unternehmen, weil der Kontakt nicht nur nett und sympathisch war, sondern vollumfänglich und souverän jede Frage beantwortet werden konnte.

Je weniger Ihre Recruiter in die Personal- und andere Fachabteilungen integriert sind, desto weniger können sie erfolgreich rekrutieren.

So machen Sie es besser:

Binden Sie Ihre Personalverantwortlichen in alle Prozesse ein und machen Sie sie zu handlungsfähigen und überzeugenden Aushängeschildern Ihrer Einrichtung:

• Übertragen Sie Ihren Recruitern klare Aufgaben und Entscheidungskompetenzen, um proaktive und innovative Mitarbeiter zu haben
• Sorgen Sie für einen kontinuierlichen Austausch zwischen der Recruiting- und HR-Abteilung und den operativen Fachabteilungen
• Integrieren Sie Ihre Recruiter in die ganzheitlichen HR-Prozesse, denn Personalbeschaffung ist ein geschlossener Prozess, der sich bis zum Off-Boarding erstreckt
• Sorgen Sie für Weiterbildungen und halten Sie das Wissen Ihrer Personalentscheider auf dem neusten Stand
• Lassen Sie Ihren Recruiter Freiraum, neue Dinge auszuprobieren
• Machen Sie Recruitern die Tragweite Ihrer Aufgaben bewusst und sensibilisieren Sie sie für ihren breiten Wirkungskreis

Ein zentraler Fehler ist es, so zu rekrutieren wie vor 2, 5 oder sogar 10 Jahren. Wer heute noch auf ein Anschreiben über den Postweg besteht, Zeitungsannoncen schaltet oder nicht digital kommunizieren möchte, hat kaum noch eine Chance auf gute Bewerbungen.

Zu Methoden und Strategien aus der Mottenkiste zählen auch Bewerbungstests, fordernde Bewerbungsgespräche und das Beharren auf einem längst überholten Hierarchiegefälle: Heute sitzt der Bewerber am längeren Hebel und kann sich jederzeit für ein Alternativangebot entscheiden.

So machen Sie es besser:

Einfach, digital und schnell sind die Maxime des Recruiting 4.0:

• Vereinfachen Sie Ihren Bewerbungsprozess, indem Sie auf Anschreiben oder auch den Lebenslauf verzichten
• Schaffen Sie so viele Kontaktpunkte wie möglich und akzeptieren Sie Bewerbungen über Telefon, E-Mail, Kontaktformular, WhatsApp oder einen Rückruf-Service
• Nutzen Sie digitale Recruiting-Kanäle wie die sozialen Medien oder Werbung auf Google, YouTube, TikTok und pinterest: Hier verbringen Ihre neuen Mitarbeiter Ihre Freizeit
• Optimieren Sie Ihre Stellenanzeigen für Suchmaschinen wie Google (SEO) und Ihre Bewerber
• Machen Sie aus dem Bewerben ein angenehmes und kurzweiliges Erlebnis: Fühlen sich Ihre Bewerber wohl, bleiben sie

Bei einer Arbeitslosenquote, die an Vollbeschäftigung grenzt, lohnt es sich nicht, den Fokus auf Arbeitssuchende zu legen. Ihre vielversprechendste Zielgruppe sind festangestellte, aber wechselwillige Arbeitnehmer. Denn Studien zeigen, dass fast jeder 2. Arbeitnehmer bereit ist, den Job zu wechseln.

Die Zielgruppe der festangestellten Wechselwilligen möchte anders angesprochen und überzeugt werden als Arbeitslose bzw. -suchende.

So machen Sie es besser:

Gehen Sie der Frage nach: Warum sollte jemand zu Ihnen, in Ihre Einrichtung, wechseln wollen?

• Machen Sie jedem Bewerber ein individuelles Angebot, denn jeder Bewerber hat eigene Wechselgründe – der eine möchte mehr Freizeit, der andere mehr Geld oder jeden Mittwoch um 15 Uhr seine Tochter vom Klavierunterricht abholen
• Arbeiten Sie Differenzierungsmöglichkeiten heraus, um sich von Ihren Wettbewerbern zu unterscheiden: Bieten Sie vielleicht als einziger Arbeitgeber ein dienstliches e-Bike an oder ein gestaffeltes Gehaltsmodell? Was macht Sie besonders und bewegt Bewerber, zu Ihnen zu wechseln?
• Investieren Sie in Ihre Arbeitgebermarke und ins Employer Branding: Je attraktiver Ihr Image als Arbeitgeber ist, desto eher werden sich Wechselwillige für Sie interessieren und eine Bewerbung in Betracht ziehen
• Setzten Sie auf Mitarbeiterbindung und stärken Sie die Mitarbeiterzufriedenheit, um Wechselwillige in den eigenen Reihen von einem Arbeitgeberwechsel abzuhalten
• Arbeiten Sie an einer offenen und vertraulichen Gesprächskultur: Können sich Ihre Mitarbeiter an Sie wenden, wenn sie unzufrieden sind, haben Sie als Arbeitgeber die Chance Unzufriedenheiten zu beseitigen und das Austrittsrisiko zu senken

Monetäre Anreize wie das Gehalt, Boni und Zusatzleistungen sind und bleiben wichtige Faktoren bei der Jobsuche. Doch wären im Gesundheitswesen arbeitende Menschen vorwiegend geldgetrieben, wären sie Top-Manager geworden.

Eine Umfrage von jobmatch zeigt: Pflegekräfte wünschen sich vor allem Anerkennung und Wertschätzung sowie Unterstützung vom Arbeitgeber und eine gute Arbeitsatmosphäre und ein nettes Team.

Diese Dinge sind für Sie als Arbeitgeber sogar weitestgehend kostenfrei umsetzbar.

So machen Sie es besser:

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern und Bewerbern ein attraktives Gehaltspaket und einen wertschätzenden, anerkennenden Arbeitsplatz. Das passiert nicht von heute auf morgen, sondern ist Entwicklungsarbeit
• Investieren Sie in Ihre Führungskräfte und Personaler, denn sie müssen Wertschätzung und Anerkennung leben und ausdrücken können
• Sorgen Sie mit regelmäßigen Teamevents und Teambuilding-Maßnahmen für eine gute Arbeitsatmosphäre
• Seien Sie für Ihre Mitarbeiter offen und bieten Sie Unterstützung bei Problemen an. Sie müssen z. B. nicht selbst beim Umzug mit anpacken, aber könnten Ihrem Mitarbeiter einräumen, an 2 Tagen früher Feierabend zu machen

Die Hütte brennt, weil ein großes Loch in der Personaldecke klafft? Um kurzfristig Personalengpässe zu überbrücken, kann die Zeitarbeit eine gute Wahl sein. Doch wer sie als Langzeitlösung etabliert, zahlt nicht nur viel oben drauf, sondern gefährdet auch den sozialen Frieden seiner Einrichtung.

Zeitarbeitskräfte verdienen im Durchschnitt 30 % mehr Lohn bei einer Wochenarbeitszeit von 35 Stunden und können dank flexibler Dienstplanung pünktlich Feierabend machen und bleiben oft von Überstunden verschont.

Da sie oft den Einsatzort wechseln, bauen sie keine engen Beziehungen zu ihren Patienten und Kollegen auf und fühlen sich ihnen gegenüber weniger verpflichtet.

In der Zeitarbeit arbeitenden Pflegekräften kann man es nicht zum Vorwurf machen, zu scheinbar besseren Bedingungen arbeiten zu wollen. Doch in der Stammbelegschaft sorgt das Zweiklassensystem für Frust und Unmut und trägt enormes Konfliktpotential in sich.

Ein weiterer Fehler: Da Sie durch einen Personaldienstleister stets mit Personal versorgt werden, bauen Sie keine eigenen Recruiting-Kompetenzen auf. Das führt zu einer einseitigen Abhängigkeit.

So machen Sie es besser:

• Nutzen Sie Leiharbeit nur als Notlösung zur Entlastung Ihrer Stammbelegschaft und kommunizieren Sie die Nutzung der Zeitarbeit gegenüber Ihren Mitarbeitern transparent
• Bauen Sie eigene Recruiting-Kompetenz auf, um nicht regelmäßig auf Zeitarbeit zurückzugreifen zu müssen
• Sorgen Sie dafür, dass Sie mit der Zeitarbeit kein Zweiklassensystem importieren und Ihre Mitarbeiter sich benachteiligt fühlen oder die Zeitarbeitskräfte gegen Ihre Belegschaft ausgespielt werden