Die Pflegebranche ist vom Personalmangel geplagt. Doch nicht nur das: Immer mehr Recruiting-Angebote, Personalvermittler, wundersame Methoden und Tools, die großen Erfolg versprechen, drängen auf den Markt.

Es ist clever, die Recruiting-Strategie neben klassischen Stellenanzeigen oder Karrieremessen durch neuere Maßnahmen zu ergänzen. Im 1. Schritt ist es jedoch ratsam, der Frage nachzugehen: Was kostet mich derzeit die Besetzung eine offenen Stelle?

Warum? Wenn Sie wissen, wie hoch Ihre Einstellungs- bzw. Recruitingkosten sind, können Sie Ihre Recruiting-Strategie nicht nur auf Effektivität prüfen, sondern auch gezielt weitere Maßnahmen ergreifen.

Personalbeschaffung: So setzen sich die Kosten zusammen

Die Recruitingkosten (auch Cost per Hire) setzen sich aus den internen und externen Kostenposten zusammen.

Zu den internen Kosten zählen Ausgaben, die innerhalb Ihrer Einrichtung im direkten oder indirekten Zusammenhang mit den Recruiting-, Bewerbungs- und Einstellungsprozessen zusammenhängen:

• Die Gehälter Ihrer Personalverantwortlichen
• Die technische Infrastruktur Ihrer Personalabteilung wie Hard- und Software
• Weiterbildungen und Schulungen Ihrer Personaler
• Weiterempfehlungsprogramme und Employer Branding
• Onboarding neuer Mitarbeiter, Teambuilding-Maßnahmen usw.

Externe Recruitingkosten setzen sich aus den Ausgaben für Maßnahmen zusammen, die Sie außerhalb des Unternehmens zur Personalbeschaffung ergreifen. Oft sind sie mit konkreten Rechnungen dokumentierbar:

• Stellenanzeigen und Job-Postings
• Personalmarketing. Poster, Plakate und Kampagnen
• Agenturen oder andere Dienstleistungen
• Karrieremessen
• Werbung an relevanten Touch-Points
• Zeitarbeit und Personalvermittler

Die mit einzuberechnenden Kosten und Faktoren unterscheiden sich von Einrichtung zu Einrichtung, daher können die Kennzahlen verschiedener Unternehmen nur schwer miteinander verglichen werden.

Ein zusätzlicher Faktor kann beispielsweise der Kostenaufwand für Leiharbeit sein, die als Zwischenlösung in der Vakanzzeit eingesetzt wird.

Mit der Kennzahl „Cost per Hire“ lassen sich die Einstellungskosten berechnen. Konkret gesagt, erfassen Sie bei der Berechnung Ihrer Personalbeschaffungskosten sämtliche Posten, die Ihrem Unternehmen durchschnittlich bei jeder Stellenbesetzung entstehen – beginnend bei der Stellenausschreibung über den gesamten Bewerbungsprozess bis hin zur erfolgreichen Besetzung der Stelle.

Formel: Cost per Hire

Sie addieren die internen und externen Recruiting-Kosten und teilen Sie durch die Anzahl der Einstellung. Das Ergebnis sind Ihre Einstellungskosten.

Recruiting-Kosten-Rechner verwenden

Mit unserem Recruitingkosten-Rechner können Sie Ihre Cost per Hire ganz einfach ausrechnen.

Das Seniorenzentrum „Sonnenschein „sucht neue Pflegefachkräfte

Kostenaufstellung:

Interne Kosten:

• Im Haus ist ein Recruiter in Vollzeit angestellt, der 2.800 € im Monat verdient
• Seine Vorgesetzte, die Personalleiterin (auch in Vollzeit beschäftigt), verdient 4.000 € pro Monat
• Die Lizenz für die Bewerbermanagement-Software beträgt 72 € monatlich

Zwischensumme: 6.872 € monatlich

Externe Kosten:

• Stellenanzeigen auf einem Jobportal kosten 500 € im Monat
• Die offene Stelle wird mit einer Leiharbeiterin überbrückt, die 6.200 € im Monat kostet
• Über eine Social-Recruiting-Agentur läuft eine Marketingkampagne für 1.200 € im Monat

Zwischensumme: 7.900 € monatlich

Die Summe der internen und externen Recruiting-Kosten beträgt 14.772 € monatlich.

Die Recruiting-Bemühungen zahlen sich aus: Es gehen 8 Bewerbungen ein und es können 2 Vollzeit und 1 Teilzeitkraft eingestellt werden. Da eine Teilzeitstelle als vollwertige Einstellung gezählt wird, rechnen wir mit 3 Einstellung.

14.722 €/3= 4.924 € pro Einstellung wurden investiert.

Ihre Recruiting-Kosten lassen sich letztendlich nur nachhaltig senken, indem Sie Ihre Recruiting-Strategie optimieren. Dazu sollten Sie jedoch zunächst wissen, wie hoch diese tatsächlich sind.

Bleiben wir bei unserem Rechenbeispiel und werfen einen Blick auf die Kostenaufstellung:

Personalkosten sind zwar Fixkosten, gute Personaler aber Kostensenker

Die Personalkosten sind Fixkosten und laufen auch nach einer Einstellung weiter. Das scheint auf den 1. Blick ein Kostentreiber zu sein.

Doch gut geschulte Personaler sind eher ein Kostensenker: Je effektiver Ihre Recruiter rekrutieren, desto geringer fallen die restlichen Kosten aus.

Beispiel: Ein wenig geschulter Recruiter generiert 8 Bewerbungen und ruft jeden Bewerber nur einmal an. Nur 4 Bewerber nehmen beim 1. Anruf ab. Damit ist bereits die Hälfte der Bewerbungen verloren. Da der Recruiter die Einrichtung nur oberflächlich kennt, kann er die Fragen von 3 Bewerbern nicht beantworten und schafft es nur 1 Pflegekraft zu überzeugen.

Stellen Sie sich vor, Ihr Recruiter hat gelernt, jeden Bewerber 3-Mal anzurufen und jeweils eine E-Mail zu schreiben. Außerdem kennt Ihr Recruiter Ihre Einrichtung in- und auswendig. Wie könnte das Ergebnis aussehen?

Wahre Kostentreiber identifizieren und eliminieren

Die Berechnung der Cost per Hire sähe ebenfalls ganz anders aus, wenn der höchste Posten – die Zeitarbeiterin – nicht nötig wäre oder nur einen halben Monat eingesetzt werden müsste. Zeitarbeit bzw. die Unterstützung durch Dienstleister lässt sich eindämmen, wenn es Ihre Personalabteilung aus eigener Kraft schafft, offene Stellen zu besetzen.

Wie Sie Ihre Recruiting-Strategie und -Abteilung optimieren können, haben wir in unserem Whitepaper zum Thema dargestellt. Anhand einschlägiger Praxiserfahrungen und Daten zeigen wir Ihnen, wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden und Ihre Maßnahmen optimieren können.